En el mundo de la comunicación es imprescindible tener herramientas que nos ayuden a relacionar ciertos aspectos de la empresa con nuestro público externo, es así que la organización de un evento es una acción clave para mostrarte y mostrar un producto o servicio, es la nueva carta de presentación de una marca. Con la organización de un evento se pueden alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa, sin embargo, hay que destacar que los eventos poseen un sentido trascendental. Esto no significa que por más eventos que organice una empresa, esta tendrá más éxito. Recuerda; menos, es más y no importa la cantidad, sino la calidad.  

¿Cómo saber qué tipo de evento organizar? 

Para empezar, debemos saber bien que es un evento y como clasificarlo, esto nos ayudará a potenciar o minimizar esfuerzos, costos, difusión y cobertura. Para ello debemos tener en cuenta sus objetivos, su alcance y puesta en marcha, es así que Del Carril y Grill (2008) clasifican a los eventos en: empresariales, informativos, institucionales, de promoción y estos van en función del objetivo que deseas alcanzar con tu marca. Ten en cuenta que un evento formal es aquel que puede ser un congreso, asamblea, convenciones de asociaciones o empresariales, por otro lado, los eventos informativos son los que buscan que la difusión sea a través de un medio, tales como workshops, ruedas de prensa, debates, mesas redondas, foros, paneles y finalmente los eventos empresariales que están relacionados con ventas o acercamientos directos con el cliente, primando mejorar la relación e impulsando el posicionamiento de la marca son: ferias, exposiciones, incluso, estas a la vez pueden ser mixtas dependiendo del tamaño del público objetivo al que se quiere llegar. 

De la planificación a la ejecución  

Una vez que tienes identificado el propósito y el público objetivo el trabajo más duro es la puesta en marcha, la ejecución del evento que se quiere realizar. Para ello debes tener en cuenta pautas claves que te permitirán mejorar. Hoy en día con la creciente demanda de productos y servicios, es importante que mediante un evento las marcas busquen conectar de una forma directa y auténtica, generando un vínculo emocional que nos permita comunicarnos con nuestros clientes. La implementación de recursos tecnológicos es más relevante a la hora de planificar un evento como por ejemplo, el desarrollo de Apps, webs corporativas, pantallas táctiles, entre otros. Todo esto facilita la relación con los clientes, fomentando una participación activa y haciéndolo más interactivo. 

“Todo comunica”  

Dentro de la planificación de un evento es importante aplicar la premisa de “Todo comunica” por lo que no solo los elementos de comunicación, marketing, publicidad a través de redes sociales, notas de prensa o relaciones públicas son suficientes. Se debe considerar otros elementos que también formarán parte de nuestra estrategia y nos pueden ayudar a comunicar: el venue, la decoración, la iluminación, el diseño de la imagen, el programa, debido a que todo lo que hagamos transmitirá una serie de mensajes. Lo que necesitamos es alinearlos bajo un mismo concepto, una misma identidad de marca y un mismo estándar de comunicación.  

Evaluación 

Una vez ejecutado el evento es importante que hagas una evaluación post–evento con los aspectos necesarios como: la difusión que tuvo en distintos medios sean digitales o tradicionales, si el presupuesto se cumplió de acuerdo a lo contemplado, si todo surgió bajo el esquema de planeación, si existieron imprevistos, entre otros. Es trascendental verificar si se cumplieron o no los objetivos y sobre todo, que es lo que comentan los públicos que asistieron al evento, identificando si el impacto fue positivo, negativo o neutro.  

Consejos 

En un evento que se desea organizar, hay que considerar lo siguiente: 

• Debes desarrollar una buena comunicación entre el grupo de personas que van a dirigir el evento. 
• Ten en cuenta que debes tener un equipo y un plan preparado en caso de algún imprevisto. 

• Confirmar con tus proveedores los recursos solicitados para el evento, (con quince días de anticipación) 
• Si es necesario, en los eventos de amplia cobertura es importante que realices un repaso previo. 
• Delega personas y has grupos de trabajo para que pueda asistir a las distintas áreas en donde se llevará acabo el evento. 
• La limpieza es un factor fundamental el día del evento, delega personas que estén pendientes de este detalle todo el tiempo. 
• Lo más importante, ten siempre un check list para que nada se te pase por alto. 

Finalmente, dentro de la comunicación la organización de un evento es una de las herramientas más dinámicas para comunicar; sabiéndolo ejecutar de la mejor manera será un factor favorable. Siempre recuerda, debes saber: dónde, cuándo y cómo ejecutarlo para que sea un éxito. Y tú ¿aplicarías la organización de un evento como herramienta para crear una buena imagen ante los públicos objetivos de tu organización?  

Perfil del Autor: 

María José Molina

Estudiante de séptimo semestre de Comunicación Corporativa 

Pasante de la Coordinación de Marketing de la UDLA 

Voluntaria en el Proyecto de Vinculación con la Comunidad de la carrera de Comunicación Corporativa  

Ha asistido a capacitación de redes sociales dictada por Community Manager en la UDLA, seminario de “Comunicación Estratégica, Manejo de Crisis Comunicacionales, Redes Sociales e Imagen Corporativa” de AMBA Comunicaciones.  

Curso de organización de eventos en Fope School Events.  

Referencias: 

Del Carril, A. y Grill, E. (2008) Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables. Buenos Aires: Aguilar. 

Gandianga, L. (25 de Abril de 2017). Top Comunicación & RRPP. Obtenido de Top Comunicación & RRPP: http://www.topcomunicacion.com/noticia/9259/el-evento-como-herramienta-de-comunicacion